Hoe digitaal werken administratie- en accountants­kantoren?

Volop in de digitale transformatie

Nederlandse administratie- en accountantskantoren hebben bijna driekwart van hun bedrijfsprocessen gedigitaliseerd. Bij een derde zit digitalisering zelfs in de kern van hun organisatie. Het merendeel werkt in de cloud. Dit blijkt uit een online steekproef door Kien Onderzoek, in opdracht van Visma Software en accountancyplatform Accountancy Vanmorgen. De resultaten zijn nu beschikbaar in de Visma Digitaliseringsindex Accountancy 2021.

In navolging van de Visma Digitaliseringsindex, waarin de mate van digitalisering van het mkb en grootzakelijke organisaties in Nederland in beeld wordt gebracht, is er nu ook de Visma Digitaliseringsindex Accountancy. In het onderzoeksrapport komt naar voren dat de administratie- en accountantskantoren in ons land volop in de digitale transformatie zitten.

73% van de processen gaat vandaag digitaal en over drie jaar zal dat 85% zijn, zo is de verwachting. In 2020 heeft dat de kantoren zo’n 15% op hun totale kosten gescheeld, is de inschatting. Het inzicht in de kostenbesparing kan beter, 43% van de kantoren zegt niet te weten wat de digitalisering ze heeft opgeleverd.

Grote verschillen per proces

Digitale facturatie (76,2%) is goed ingeburgerd en ook de bankmutaties gaan vaak via een directe koppeling met de bank (71%). Bij een aantal processen zijn nog stappen te maken. Zo gaan het samenstellen van de jaarrekeningen (58%), declareren (53%) en uren registreren (59%) in meer dan de helft van de gevallen digitaal. Het digitaliseren van de planning valt met 34% uit de toon.

Digitaal samenwerken met cliënten

Er wordt ook digitaal samengewerkt of er is digitaal contact met klanten bij het voeren van de financiële administratie. Dat bevestigt zo’n 65% van de ondervraagde administratie- en accountantskantoren. Vooral in het aangifteproces (74,9%) is dit het geval. De drempel voor digitale samenwerking lijkt vooral aan de kant van cliënten te liggen. Het ontbreekt ze bijvoorbeeld aan digitale kennis of ze geven de voorkeur aan het aanleveren van papieren documenten.

Werken in de cloud populair

Veel administratie- en accountantskantoren hebben werken in de cloud omarmd. Meer dan twee derde (68,3%) zegt gebruik te maken van cloud (online)-software. De meerderheid (64,4%) geeft ook aan op afstand te kunnen werken. Daarbij hebben hun medewerkers altijd, overal en op elk device toegang tot de bedrijfssystemen.

Fase van digitalisering

De fase van digitalisatie varieert. Iets meer dan een tiende (10,7%) bevindt zich in de beginfase en zet digitalisering ad hoc in. Daar tegenover staat dat meer dan een derde (33,7%) zegt al in de hoogste fase te zitten en adaptief met digitalisering bezig te zijn. Bij hen zit digitalisering in de kern van de organisatie en vormt het de basis voor ontwikkelingen. Ruim de helft (55,7%) van de kantoren die deze hoogste fase nog niet hebben bereikt, verwacht de stap binnen drie jaar te hebben gezet.

Uitdagingen bij digitalisering

De grootste uitdaging bij de digitalisering van de administratie- accountantskantoren in ons land lijkt op menselijk vlak te liggen. Hoe krijg je cliënten en medewerkers mee in de digitale transformatie? Ook databeveiliging, privacybescherming en voldoende controle houden over de digitale processen zijn aandachtspunten. Verder kan de kosten- en batenverhouding van digitalisering een issue zijn.