5 x meer grip op uw betaalproces
Gebruikt u alle mogelijkheden van Visma.net ERP en AutoPay?
Visma.net AutoPay automatiseert het verzenden van elektronische betalingen en het ontvangen van afschriftregels. Door het aantal handmatige handelingen te minimaliseren, besteedt uw organisatie minder tijd aan betalingen en verkleint u bovendien de kans op fouten drastisch.
De combinatie van Visma.net ERP en Visma.net AutoPay biedt echter nog meer manieren om de grip op uw betaalproces te verbeteren. Benieuwd hoe dat kan? We laten u graag 5 manieren zien.
Valideer IBAN-nummers
Laat IBAN-nummers in Visma.net ERP valideren op juistheid. Zo voorkomt u dat u tijdens uw betaalproces een betaling probeert te doen naar een foutieve IBAN. Voer de IBAN-validatie uit door te zoeken op het venster ‘IBAN's valideren’. In dit venster verschijnen de crediteuren en medewerkers met een IBAN die nog niet gevalideerd zijn. Kies voor de optie Alle valideren en u ziet u in één oogopslag welke crediteuren een onjuist IBAN-nummer bevatten. Deze kunt u vervolgens corrigeren in de stamgegevens van de betreffende crediteur.
Werk met een aanvullende goedkeuring op betaalopdrachten
Leg in Visma.net AutoPay vast welke en hoeveel personen betaalopdrachten goed moeten keuren. Een betaalopdracht moet dan eerst goedgekeurd worden voordat de gegevens naar de bank verstuurd worden of voordat er een SEPA-bestand beschikbaar wordt gesteld. Bij het aanmaken van een betalingsopdracht in Visma.net ERP wordt automatisch een notificatie verstuurd naar de goedkeurders. Doordat de goedkeuring online kan worden uitgevoerd in Visma.net AutoPay hebben goedkeurders geen rechten nodig in Visma.net ERP. De betalingsopdracht kan in Visma.net AutoPay bekeken worden en worden uitgeklapt naar de afzonderlijke facturen. Desgewenst is het mogelijk om bepaalde facturen uit de betalingsopdracht te verwijderen, alvorens deze goed te keuren. Bij het goedkeuren wordt, voordat de betalingsopdracht verwerkt kan worden, om uw wachtwoord gevraagd. Afhankelijk van uw bank wordt de opdracht direct naar de bank gestuurd of staat deze klaar in AutoPay om het SEPA-bestand te downloaden.
Goedkeuren in Visma.net AutoPay
SEPA downloaden in Visma.net AutoPay
Controleer het totaalbedrag aan inkoopfacturen en debetnota's
Het venster Betalingen verwerken bevat in Visma.net ERP een controle op het totaalbedrag aan inkoopfacturen en debetnota's voor een crediteur. Is het totaal aan debetnota's hoger dan de geselecteerde inkoopfacturen? Dan krijgt u direct een waarschuwing die u laat weten dat het te betalen bedrag voor deze crediteur negatief is geworden. Vervolgens kunt u voor deze crediteur een aantal debetnota's de-selecteren of een extra aantal inkoopfacturen selecteren.
Markeer alle facturen in één handeling
In het venster Betalingen verwerken kunt u, op basis van een gekozen filter, alle facturen in één handeling markeren. U hoeft niet langer alle facturen apart te selecteren, maar maakt simpelweg een filter voor alle facturen die betaald moeten worden en selecteert deze in een keer.
Betalingen verdichten per crediteur
Leg per crediteur vast of u betalingen wilt verdichten. Facturen worden standaard afzonderlijk betaald, zodat uw leverancier per factuur een separate overschrijving in zijn/haar bank ziet verschijnen. Bij het verdichten van de betalingen worden alle facturen van één leverancier als één totaalbedrag overgemaakt. Stuur vervolgens een betaalspecificatie naar uw leverancier om te laten zien welke facturen u heeft betaald.