Automatiseer uw goedkeurings­processen

Krijg grip op inkoopfacturen, declaraties en uren

Het is niet eenvoudig om documenten zoals inkoopfacturen, declaraties en uren soepel door een organisatie te laten bewegen. Documenten raken kwijt of blijven, bijvoorbeeld wanneer er vragen over zijn, lang bij iemand op het bureau liggen. Het wordt nog lastiger nu steeds meer mensen thuiswerken: documenten blijven veel langer liggen en u heeft geen zicht op welke facturen u ontvangt, bij wie een factuur ter goedkeuring ligt en welke facturen betaald mogen worden. Gelukkig is er een slimme oplossing.

Met Visma.net Approval automatiseert u het goedkeuringsproces van inkoopfacturen, declaraties en uren waardoor documenten niet onnodig lang blijven liggen, u kosten snel in beeld krijgt en u deze snel weer kunt doorbelasten. Zonder dat u daarbij grip verliest op welke facturen u ontvangt en welke hiervan betaald mogen worden.

Meer informatie over het automatiseren van uw goedkeuringsprocessen

Hoe werkt een geautomatiseerd goedkeuringsproces?

Zodra er een nieuwe factuur klaarstaat, ontvangt de gebruiker die goedkeuring moet verlenen automatisch een e-mailbericht of een pushnotificatie via de app. Vervolgens krijgt de gebruiker een aantal opties:

  • Goedkeuren, zodat de volgende ontvanger/budgethouder ermee aan de slag kan.
  • Afkeuren, zodat de oorspronkelijke verzender aan de slag kan met het document en de daarbij behorende terugkoppeling.
  • Doorsturen naar een collega voor de afwikkeling of een review vragen ter beoordeling van de correctheid van het document.
  • Opmerkingen toevoegen aan een bepaalde taak. Alle opmerkingen zijn zichtbaar voor iedereen in de workflow.
  • Bijlagen toevoegen om de besluitvorming zo te vereenvoudigen.

Moeten andere collega’s ook een fiat geven? Dan komt het document automatisch via een workflow bij hen terecht. Zijn er meerdere mensen die een deel van een factuur moeten goedkeuren? Dan splitst u de factuur op zodat medewerkers alleen goedkeuring moeten geven voor hun eigen deel.

Gaat u met vakantie? Dan wijst u een andere gebruiker aan als uw tijdelijke vervanger om taken waar te nemen tijdens uw afwezigheid. Zo blijven facturen niet liggen, lopen achterstallige betalingen niet op en kunt u rustig op vakantie gaan!

Grenswaarde aangeven

Vaak is binnen een organisatie bepaald wie tot welk bedrag een factuur mag goedkeuren. Visma.net Approval ondersteunt uw goedkeuringsprocessen geheel volgens uw regels. Geef een grenswaarde aan waarboven bij alle facturen, eventueel van een bepaalde crediteur, goedkeuring van meerdere medewerkers nodig is. Uiteraard kunt u meerdere goedkeuringsflows inrichten en criteria toepassen op basis waarvan de factuur, declaratie of urenstaat door een bepaalde persoon of personen moet worden goedgekeurd. Snel zoeken in het digitale archief

Naast dat u op deze manier veel tijd bespaart, kunt u facturen supersnel terugvinden. Wilt u weten bij wie een factuur ter goedkeuring ligt? Wilt u alle facturen per leverancier opvragen om eerdere bestelinformatie op te zoeken? Weet u alleen het factuurnummer en wilt u de factuur erbij vinden? Dat gaat heel gemakkelijk via het digitale archief dat automatisch wordt opgebouwd en waarin u op allerlei manieren snel zoekt, filtert en sorteert.

De voordelen op een rij

  • Keur overal documenten goed vanaf uw desktop, smartphone of tablet
  • Nooit meer zoeken naar de (scan van de) originele factuur of declaratie
  • Bekijk eenvoudig de geschiedenis van alle goedgekeurde facturen
  • Zoek, filter en sorteer in het digitale archief en vind facturen supersnel terug
  • Iedereen ziet alleen die documenten waarvoor goedkeuring moet worden gegeven
  • Geef een grenswaarde aan voor het goedkeuren van facturen door meerdere personen
  • Wijs een vervanger aan zodat facturen bij vakantie of ziekte niet blijven liggen
  • Facturen zijn bij binnenkomst gescand en kunnen direct worden opgeborgen en niet meer zoekraken
  • U bent een stap dichterbij een ‘paperless office’

Meer weten over Visma.net Approval?

Kijk op onze website voor meer informatie over het automatiseren van uw goedkeuringsprocessen of bekijk de video.