Bijl & de Jong: ‘We professionaliseren als bedrijf steeds verder’

Bijl & de Jong is importeur van slangen, koppelingen en afsluiters voor industriële, maritieme en agrarische toepassingen vanuit Frankrijk, Duitsland, Italië en Engeland. Het bedrijf levert deze in Nederland voornamelijk aan technische groothandels en diverse wederverkopers. Mede-eigenaar Arjan de Jong werkt sinds 1993 bij het bedrijf dat inmiddels vestigingen heeft in Emmeloord en Raamsdonksveer.

‘Nadat we onze vestiging in Raamsdonksveer overnamen, misten we inzicht in de artikelvoorraad. Dit kwam onder andere doordat we onze slangen niet alleen op volle rollengtes verkopen. Wil een klant een slang van tien meter, dan snijden we een rol van veertig meter aan. Een slang die retour komt, kunnen we niet op hetzelfde partijnummer boeken. Het systeem denkt dan dat er weer een complete rol op voorraad is. Dit was in onze toenmalige software niet bij te houden. De vestigingen keken via een Excel-sheet wel in elkaars voorraad, maar dat was niet realtime en je zag alleen de totale artikelvoorraad’ zo vertelt Arjan de Jong. ‘Daarnaast waren we erg veel tijd kwijt aan het leveren van goederen van onze ene vestiging aan de andere. Onze factuurstroom bestond op een gegeven moment vooral uit interne facturen!’

Lees ook wat andere klanten vertellen over hun ervaringen met Visma.net ERP

Pakket van eisen

‘Op een gegeven moment liepen we echt tegen de grenzen van de software aan en hebben we collega’s gevraagd naar hun ervaringen. Daarnaast stelden we zelf een pakket van eisen op waaraan software voor ons moest voldoen. Zo moesten we een soort batch-administratie kunnen bijhouden waarin je van elke slang ziet welke lengtes er op voorraad zijn en waar die in welk magazijn liggen. Uiteindelijk bleven er enkele softwarepakketten over. We belden de leveranciers en hebben onze eisen voorgelegd. Ik heb vervolgens een Visma-informatiesessie bezocht waar ik Charles Rommelaar van Visma-partner Arch-IT ontmoette. Die zitten met hun kantoor 500 meter hier vandaan. Dat was natuurlijk heel handig.’

Proefimplementatie

‘Visma.net ERP was in Nederland nog relatief nieuw en er waren hier in onze branche nog niet veel referenten. Visma-partner Arch-IT loste dit op met een proefimplementatie waarmee we de software zelf konden ervaren. Dit was heel fijn en gaf ons het vertrouwen dat het goed zat!

Eigenlijk is alles daarna goed verlopen. Voor de echte overstap hadden we getraind met video’s en de demo-omgeving, maar zodra je echt overstapt, is alles toch nieuw. Gelukkig kon ik ook in deze heftige dagen altijd bij Arch-IT terecht. Mijn advies is dan ook om niet alleen tijd vrij te maken voor de implementatie, maar ook daarna om problemen op te lossen en om processen anders te gaan sturen.’

Rust, duidelijkheid en minder fouten

‘We werken nu zo’n anderhalf jaar met Visma.net Financials en Visma.net Logistics. De software bevat alle voor ons benodigde functionaliteit, zoals inzicht in voorraad op meerdere locaties en werken met meerdere magazijnen’ aldus De Jong.

‘Met de nieuwe software zijn binnen het bedrijf nieuwe rollen ontstaan waar we aparte rechten aan toekennen. De verkoopafdeling bemoeit zich nu bijvoorbeeld niet meer met inkoop. Dat geeft rust en duidelijkheid en dat merken we ook in de foutmarges! Ook werkprocessen zijn veranderd. Vroeger ruimden we een partij slangen na ontvangst gewoon op, nu krijgt iedere rol eerst een uniek nummer. Dat is wennen en het vereist discipline. Zeker wanneer artikelen verkeerd zijn opgeruimd en het oudste nummer, dat wij als eerst in de verkoop toewijzen, onderop ligt.’

‘Met de nieuwe software zijn binnen het bedrijf nieuwe rollen ontstaan waar we aparte rechten aan toekennen.’

Handig dashboard

‘Intercompanyboekingen zijn nu eenvoudiger geworden. Voert de vestiging in Raamsdonksveer een verkooporder in, en moet het artikel vanuit Emmeloord worden verstuurd, dan geven ze dit op de orderregel aan. Na het aanmaken van de verzending rolt in Emmeloord de pakbon uit de printer. Het artikel wordt gepakt en verzonden. Na bevestigen sturen we een factuur en wordt de voorraad direct afgeboekt. We zaten eerder administratief tegen uitbreiding van de uren aan, maar nu kunnen we het binnen de bestaande uren oplossen!’

Automatisch de actuele wisselkoers

‘Vestigingen hebben nu inzicht in elkaars voorraad en we werken met vaste activa en transitoria. En kopen we artikelen in Engeland? Dan gebruikt de software automatisch de actuele wisselkoers. We zijn ook bezig om al onze artikelen met bijbehorende gegevens in het ERP-systeem te zetten. Door de koppeling van Visma.net ERP en onze website voeren we gegevens nog maar één keer in en zijn wijzigingen in productspecificaties en de voorraadstatus straks direct in de software en op de website te zien. Ook werken we aan een EDI-koppeling voor een naadloze uitwisseling van data met externe partijen.

‘Dankzij de cloudsoftware zijn we goed voorbereid op de toekomst. En dat is, zeker gezien de ontwikkelingen van de laatste tijd, geen verkeerde keuze geweest! Veel medewerkers werken nu eenvoudig thuis. Daarnaast kosten updates ons weinig tijd doordat ze gedraaid worden terwijl we doorwerken en zonder dat het pakket down hoeft! Zo professionaliseren we nu als bedrijf steeds verder. We gaan nu aan de slag met landed cost. En we denken erover om in ons magazijn te gaan werken met handscanners om zo efficiënter te orderpicken en te inventariseren.’

Verder professionaliseren

De Jong vertelt verder: ‘Visma vraagt soms of we ergens naar willen kijken en onze mening willen geven. Dat er bij een snelgroeiend bedrijf ruimte blijft voor zulk persoonlijk contact vind ik wel heel leuk. We hebben dan ook zeker een positieve ervaring met Visma. Alles loopt naar verwachting. En mocht er toch iets zijn, dan reageert Arch-IT altijd adequaat!

Wilt u meer weten over het slim en efficiënt sturen van uw (groot)handelprocessen? Kijk op onze website of neem vrijblijvend contact met ons op!